استخدام Access 2002 أو Excel 2002 في إدارة البيانات (الجزء الاول)

استخدام Access 2002 أو Excel 2002 في إدارة البيانات

إنني لا أفضل أي من Microsoft Excel 2002 أو Microsoft Access 2002 على الآخر إلا أنه قد يتضح في بعض الأحيان أن أفضل البرامج لإدارة البيانات هو آخر برنامج يمكن توقعه.

إذا كان المستخدم يحتاج إلى الوصول إلى المعلومات وتحديثها بكفاءة عالية ودقة متناهية، فإنه يصعب في تلك الحالة تحديد خيار البرنامج الأمثل الذي يمكن استخدامه. سنتحدث في هذا العمود عن كيفية اختيار أفضل البرامج بما يتلاءم مع نوعية البيانات.

يمكن في كل من Access وExcel تنفيذ الإجراءات التالية:

· تشغيل استعلامات قوية لفرز البيانات وتصفيتها.

· إجراء حسابات معقدة لاشتقاق المعلومات المرغوبة.

· استخدام طريقتي العرض Microsoft PivotTable و Microsoft PivotChart للتعامل مع البيانات بصورة تبادلية.

· إنشاء تقارير عن البيانات وعرضها بتنسيقات مختلفة.

· استخدام النماذج لإضافة البيانات وتغييرها وحذفها والتنقل خلالها بسهولة.

· إنشاء دمج مراسلات Microsoft Word لإنتاج كميات كبيرة من بطاقات العنونة على سبيل المثال.

· الاتصال بالبيانات الخارجية وعرضها والاستعلام عنها وتحريرها دون الحاجة إلى الاستيراد.

· إنشاء صفحات ويب لعرض البيانات للقراءة فقط، أو الوصول إليها بتنسيق قابل للتحديث.

· استيراد البيانات من قواعد بيانات خارجية (مثل Access أو Microsoft SQL Server)، ومن أنواع ملفات أخرى (مثل txt. أو htm.).

يمكن في كلا البرنامجين تنسيق البيانات في شكل أعمدة يطلق عليها اسم حقول، وهي تخزن نوعًا معينًا من المعلومات أو نوع بيانات خاص. تستخدم الخلية الأولى في أعلى كل عمود في تسمية العمود، ويظهر الاختلاف فقط بين البرنامجين في المصطلحات حيث يطلق على العنصر الذي يسمى صف في Excel اسم سجل في Access.

يمكن على سبيل المثال إنشاء قائمة للموظفين تحتوي على خمسة أعمدة لتنظيم أرقام معرفات الموظفين وأسمائهم الأولي والأخيرة وأرقام هاتف العمل وتاريخ التعيين ويظهر في الخلية العليا من كل عمود تسمية نصية تصف البيانات.

لما المقارنة بين البرنامجين؟

إن هذا سؤال عادل، فبرنامج Excel ليس نظامًا لإدارة قواعد البيانات، بل هو برنامج خاص بجداول البيانات يقوم بتخزين وحدات المعلومات في خلايا تظهر في شكل صفوف وأعمدة ويطلق عليها اسم أوراق العمل. تعتبر إدارة القوائم هي أكثر المهام الشائعة التي يتم تنفيذها في Excel ومثال لذلك أرقام الهاتف أو بيانات الموظفين. على الجانب الآخر، يقوم برنامج Access بتخزين البيانات في جداول شبيهة إلى حد كبير بأوراق العمل إلا أنها مصممة بما يتيح إجراء استعلامات معقدة على البيانات الموجودة بها من حيث علاقتها بالبيانات المخزنة في جداول ومواقع أخرى، بل وفي الحقول الموجودة داخل جداول أخرى.

يتوقف اختيارك على ما إذا كانت البيانات علائقية أم لا

يفضل تخزين البيانات بطريقة منطقية في جدول واحد أو ورقة عمل واحدة إذا كان ذلك ممكنًا. يقصد بالتخزين المنطقي أن تكون البيانات داخل كل عمود مرتبطة ببعضها البعض مباشرة، ولا تحتاج سوى جدول مسطح واحد فقط لتخزينها إما في Access أو Excel، ويجب تخزينها بالكامل وتحديثها في نفس طريقة العرض. ذلك النوع من البيانات التي تقع في صفحة أو ورقة واحدة فقط يطلق عليه اسم البيانات المسطحة أو غير العلائقية، ومثال لذلك نموذج الموظفين السابق الذكر، فمن غير المنطقي تخزين الاسم الأخير للموظف في جدول مختلف عن الجدول الذي يوجد فيه اسمه الأول.

إن أكثر المهام شيوعًا في Excel 2002 هي إدارة القوائم. ويفضل تخزين البيانات منطقيًا في ورقة عمل واحدة أو جدول واحد إذا كان ذلك ممكنًا.

ولكن إذا كانت البيانات تتطلب أكثر من جدول واحد لتخزينها، فلا بد في هذه الحالة من إنشاء قاعدة بيانات علائقية يختص كل جدول فيها بوصف نوع معين من أنواع البيانات (كأن يختص الجدول مثلاً بطلبات أحد العملاء). إذا تطلب تخزين البيانات وجود قاعدة بيانات علائقية فإن ذلك يشير بالضرورة إلى وجود علاقة رأس بأطراف بين هذه البيانات. إذا كان هناك مثلاً قاعدة بيانات خاصة بطلبات العملاء، فسوف يحتوي أحد الجداول فيها على أسماء العملاء بينما يحتوي جدول آخر على طلباتهم، وقد يكون هناك أكثر من طلب لعميل واحد. قد ترغب أيضًا في إنشاء جدول آخر لتخزين بيانات كل طلب على حدة، فقد يكون هناك أكثر من شكل للمنتج الواحد. يفضل دائمًا تخزين البيانات العلائقية في Access.

يتضح مما سبق وجود علاقة مباشرة بين حجم البيانات وكيفية تنسيقها بأسلوب فعّال، فكلما ازداد حجم البيانات، أصبح من الضروري تنسيقها في جداول في برنامج Access. يوفر كلاً من Access وExcel معرّفات فريدة تساعدك على إدارة البيانات والحفاظ على دقتها. المفتاح الأساسي في Access هو ذلك الرمز الذي يظهر على شكل مفتاح عند عرض الجدول في طريقة عرض التصميم، وهو يعرّف كل سجل في قاعدة البيانات بشكل فريد؛ بينما يتم في برنامج Excel ترقيم الصفوف، والإشارة إلى الأعمدة بالحروف بحيث يصبح لكل خلية أو نطاق من الخلايا مرجع فريد مثل B5، تمامًا مثلما هو الحال في رقم التأمين الاجتماعي الذي يعد معرّفًا فريدًا لأحد الأشخاص دون الآخر في حياتنا العادية.

"مثلما يوجد في حياتنا العادية رقم تأمين اجتماعي يعرّف أحد الأشخاص دون الآخر، يوجد في Access المفتاح الأساسي وفي Excel مرجع الخلية."

عندما يتصل أحد الأشخاص بعيادة الطبيب أو بشركة التأمين، يُطلب منه رقم التأمين الاجتماعي إلى جانب الاسم، حيث أن الاسم الأخير أو حتى الاسم بالكامل قد لا يكون كافيًا لتمييز شخص عن آخر. دائمًا ما تكون المعرفات الفريدة في صورة رقمية، فهي تحافظ بذلك على تكامل البيانات ولا تسمح بظهور سجلات أو بيانات مكررة في الخلايا والتي تعرف باسم القيم الخالية. تسّهل المعرّفات الفريدة أيضًا استرجاع البيانات بسرعة عند إجراء عمليات البحث أو الفرز.

متى يستخدم برنامج Access

يستخدم برنامج Access في الحالات التالية:

· عند الحاجة إلى قاعدة بيانات علائقية (جداول متعددة) لتخزين البيانات.

· عند الحاجة إلى إضافة المزيد من الجداول لمجموعة من البيانات المسطحة أو غير العلائقية في المستقبل

على سبيل المثال، إذا كنت تريد تتبع بيانات العملاء كالاسم الأول والأخير والعنوان ورقم الهاتف ولكن هذه المعلومات قد تتسع في المستقبل لتشمل طلبات هؤلاء العملاء، فيفضل في هذه الحالة بدء مشروع البيانات في Access.

· عندما يكون هناك قدر كبير جدًا من البيانات المراد تخزينها (تبلغ آلاف الإدخالات).
على سبيل المثال، إذا كان المطلوب هو تخزين البيانات الخاصة بموظفي شركة يعمل بها عدد كبير من الموظفين، فيفضل في هذه الحالة استخدام Access.

· إذا كانت معظم البيانات تظهر في صورة سلاسل نصية طويلة (ليست أرقامًا أو معرفة كالأرقام).

· عند الاعتماد على العديد من قواعد البيانات الخارجية في استنباط المعلومات التي تحتاجها وتحليلها

عند الاعتماد على العديد من قواعد البيانات الخارجية في استنباط المعلومات التي تحتاجها وتحليلها

· عند الحاجة إلى المحافظة على اتصال دائم بقاعدة بيانات خارجية كبيرة كتلك التي يتم إنشاؤها باستخدام ملقم Microsoft SQL.

· عند الرغبة في تشغيل استعلامات معقدة.

على سبيل المثال، عند العمل في إحدى الشركات الكبيرة التي تتلقى طلبات العملاء قد يتطلب الأمر أحيانًا البحث عن أسماء العملاء المخزنة في قاعدة بيانات ملقم SQL أثناء تلقي طلبات عملاء جدد في Access. يمكن المحافظة على الاتصال بقاعدة بيانات ملقم SQL من خلال طريقة عرض الجدول في Access، وعند إضافة أحد أسماء العملاء أو البحث عنه فإن العمل يتم من خلال قاعدة بيانات ملقم SQL، بينما يتم تخزين تفاصيل الطلب الجديد الذي تلقيته منذ قليل في جداول Access.

· عندما يتعامل العديد من الأشخاص مع قاعدة البيانات، ويتطلب الأمر وجود مجموعة خيارات متنوعة وقوية لعرض البيانات لكي يتم تحديثها.

على سبيل المثال، يحتوي برنامج Access على صفحات بيانات Access التي تلائم المستخدم ذا الخبرة الفنية العالية، كما يحتوي أيضًا على نماذج يسهل استخدامها بواسطة المستخدم العادي.

متى يستخدم برنامج Excel

يستخدم برنامج Excel في الحالات التالية:

· عند الرغبة في عرض بيانات مسطحة أو غير علائقية (أي أنه ليس هناك حاجة لوجود قاعدة بيانات علائقية تحتوي على العديد من الجداول).

· ينطبق ذلك بصفة خاصة على البيانات التي تكون في معظمها رقمية — علي سبيل المثال، عند الرغبة في ضبط الميزانية المالية الخاصة لسنة معينة. عندما يكون الهدف الأساسي هو إجراء الحسابات والمقارنات الإحصائية على البيانات — على سبيل المثال، عند الرغبة في إجراء تحليل يتعلق بمقدار التكلفة / الربح في ميزانية الشركة.

· عند التيقن من أن حجم البيانات يسهل إدارته (ألا يزيد الحجم عن 15000 صف).

حماية البيانات في Acess وExcel

يجب معرفة الطرق التي يمكن من خلالها حماية البيانات بغض النظر عن نوعية البرنامج المستخدم. فيما يلي بعض التلميحات التي توضح ذلك:

· يجب إنشاء نسخة احتياطية من الملف في كل مرة يتم فيها تحديث البيانات.

· يجب تجنب ترك خلايا فارغة في الصفوف والأعمدة التي تحتوي على بيانات.

· يجب استخدام خيارات الإظهار / الإخفاء لمنع عرض البيانات الحساسة إذا كان ذلك ممكنًا.

· يجب التحكم في وصول المستخدمين إلى البيانات حتى يمكن حمايتها. تشتمل إجراءات الأمان على التالي:

1- التشفير

2- الحماية بكلمة مرور

3- أذونات المستخدمين

4- التواقيع الرقمية

5- امتيازات القراءة فقط

إذا كانت لديك أية أسئلة، فيمكنك البحث داخل التعليمات في كلا البرنامجين باستخدام المربع طرح سؤال الموجود في شريط القوائم، وذلك بكتابة السؤال ثم الضغط على مفتاح Enter في لوحة المفاتيح.

..... ̿̿'̿'̵͇̿̿)(•̪●) محمد المصاروة (•̪●)=ε/̵͇̿̿/'̿'̿̿̿

[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط]

اشكر لك هذا الدرس التعليمي
لك كل تقدير

[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذه الصورة]

مشكور على المعلومات يا وردة

التوقيـــــــــــــــــــع

[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذه الصورة]

[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط]

من يجرحك بكلمه اشربلك من دمه واكتب على قبره زلة لسان دفع ثمنها عمره

مشكورين على الرد الجميل يا حلوين

..... ̿̿'̿'̵͇̿̿)(•̪●) محمد المصاروة (•̪●)=ε/̵͇̿̿/'̿'̿̿̿

[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط]

» استخدام Access 2002 أو Excel 2002 في إدارة البيانات (الجزء الثاني)
» الكمبيوترات (الجزء الاول )
» ربيــــع 2012 الجزء الاول
» فوائد الحاسب الآلي (الجزء الاول)
» اللي ما يأكل التمر غ ش الجزء الاول